La pasada temporada 2021/2022 fue un gran año para nuestro monoplaza UM22 y consecuentemente para todos los miembros del equipo. Durante los nueve primeros meses de diseño y fabricación más los tres restantes de competiciones, esta escudería ha mejorado numerosos aspectos tanto a nivel de Formula como a nivel interno.
Con la Ampliación UM22 nuestro equipo alcanzó los 60 miembros activos, los ámbitos de organización interna y recursos humanos se vieron sobrepasados con las herramientas que poseíamos en aquel momento. Los compañeros del Departamento de Organización & Marketing se pusieron manos a la obra para mejorar todo el proceso organizativo.
Fue durante el mes de diciembre de 2021 cuando nuestro compañero, Cesáreo González Rodríguez, propuso la idea de utilizar Google Workspace como plataforma de organización interna y trabajo colaborativo. A partir de ahí, empezamos la investigación sobre la plataforma, sus beneficios e inconvenientes, junto al proceso de implementación y adaptación de nuestros miembros.
Tras un estudio en profundidad, vimos claro que la lista de pros era ampliamente mayor a la escasa lista de contras. El factor principal para iniciar esta transición fue el programa de la empresa de Mountain View para organizaciones sin ánimo de lucro. Google Workspace for Nonprofits es el nombre de esta versión, la cual ofrece los servicios de la plataforma a coste cero.
Para acceder a esta edición de Google Workspace hay que cumplir una serie de requisitos, entre ellos, ser una organización sin ánimo de lucro. Al cumplirlo, debíamos verificar nuestra asociación con Google, para dar comienzo a las pruebas de interoperabilidad. Tras el período vacacional, durante la etapa de exámenes académicos, recibimos la verificación por parte de la empresa, colaboradora de la gran G, que gestiona las verificaciones Nonprofits. A finales de enero empezamos las primeras pruebas.
Con la ayuda de uCloudStore, partner oficial de Google Workspace en España, y con el soporte directo de Google, terminamos la fase de pruebas y puesta en marcha de la plataforma.
En febrero de 2022 nuestro equipo marcó el plan de transición al nuevo sistema. Este estaba formado por cuatro fases: la primera consistía en coexistir ambos métodos de trabajo colaborativo; esta decisión fue tomada dado que el período de pruebas había finalizado en medio de la temporada UM22. La segunda fase se llevó a cabo durante las competiciones de la Formula Student 2022, esta tenía como objetivo preparar la plataforma para realizar la migración completa de datos y estructurar la nueva temporada. Tras las competiciones, el equipo UVigo Motorsport entra en su período de cambio de directiva; cada año nos despedimos de antiguos compañeros y damos la bienvenida a nuevos miembros. Con retraso por la finalización de la última competición, el cambio generacional se completó en el primer mes del año escolar. El 10 de septiembre dimos comienzo a la nueva y actual temporada 2022/2023, y con ello, iniciamos la tercera fase. La fase 3 trataba exclusivamente la migración de datos entre antigua y nueva plataforma, nombre pequeño de tarea pero con una ejecución de extrema precaución. Durante esta fase, añadimos a mayores dos migraciones de datos: cambiamos nuestro Hosting, gracias al patrocinador Sered, y cambiamos nuestro gestor de correo electrónico a Gmail. Finalmente, la fase 4, tras la verificación de que todos los datos fueron migrados correctamente pasamos a funcionar plenamente con Google Workspace. La Ampliación UM23, con casi 200 solicitudes de acceso (de las mayores en la historia de UVigo Motorsport), pusimos a prueba la nueva plataforma. Durante esta fase también restablecimos nuestra página web (temporalmente) con el Trabajo de Final de Grado de nuestro compañero Miguel Veiro Romero, hasta que inauguramos la nueva y actual página www.uvigomotorsport.com. La última fase culminó con el curso de Google Workspace impartido, en ambas sedes, a los/as 80 miembros que forman la actual escudería de UVigo Motorsport temporada UM23.
Durante los dos meses de la Ampliación UM23, el uso de Google Workspace fue máximo; herramientas como Forms para crear los formularios de las inscripciones, como Calendar para organizar entrevistas, Drive para compartir y trabajar conjuntamente al mismo tiempo (y en ocasiones de forma remota), Sheets para esquematizar resultados, Docs para crear expedientes y actas, Slides para editar presentaciones, Chat para comunicarnos, y muchas más que nos brinda la empresa de la gran G.
Una vez terminada la ampliación, dimos por finalizada la transición entre antigua y nueva plataforma. A día de hoy, trabajamos exclusivamente con Google Workspace. Cada semana, compañeros del Subdepartamento de Organización en el Departamento de Organización y Marketing, nos enseñan funciones, herramientas, servicios, consejos y atajos nuevos que hacen que el trabajo dentro de nuestro equipo sea mucho más rápido y eficiente. De esta forma podemos dedicar más tiempo al proyecto.
Estamos ya en 2023, enero es un mes de gran importancia. Terminamos el proceso de diseño y empezamos con la fabricación del nuevo monoplaza, el UM23. Como miembros universitarios, los 31 primeros días del año son cruciales, ya que tienen lugar los exámenes finales. Esto aumenta más la presión sobre el equipo, ya que este mismo 27 de enero, tienen lugar las pruebas de acceso a las distintas competencias de la FS2023.
Gracias a Google Workspace, contamos con una ventaja competitiva, la organización.
